Furto di materiale tecnico

Siamo un IIS con tre percorsi in tre sedi staccate. In una sede abbiamo avuto una serie di furti di materiale tecnico (hard disk, robot didattici, un drone) per cui stiamo pensando all’istallazione di un sistema di videosorveglianza ridotto ad alcune aree/stanze delle singola sede. Si chiede consiglio sui seguenti elementi: - è necessaria qualche autorizzazione o comunicazione esterna (provincia come ente proprietario, autorità di pubblica sicurezza)? - quali responsabilità, in base alla legge sulla privacy, avranno il diretto responsabile delle videoregistrazioni (docente, assist.tecnico)? Ed il ds e la dsga? - i genitori degli allievi minorenni e gli allievi maggiorenni devono rilasciare autorizzazione o è sufficiente che siano avvisati in questo caso? - per quanto tempo a) si devono e b) si possono conservare le videoregistrazioni? - le norme indicano anche un metodo specifico per la loro distruzione? - vi sono altri elementi cogenti dal punto di vista normativo? Grazie e saluti.

In merito al quesito posto occorre richiamare la normativa vigente sugli impianti di videosorveglianza installati e gestiti dalla scuola che, allo stato attuale, è rappresentata dal Provvedimento generale del Garante Privacy in materia di videosorveglianza dell’ 8 aprile 2010. Il Garante ha precisato che l'eventuale installazione di sistemi di videosorveglianza presso istituti scolastici deve garantire "il diritto dello studente alla riservatezza" (art. 2, comma 2, d.P.R. n. 249/1998), prevedendo opportune cautele al fine di assicurare l'armonico sviluppo delle personalità dei minori in relazione alla loro vita, al loro processo di maturazione ed al loro diritto all'educazione. In tale quadro, può risultare ammissibile l'utilizzo di tali sistemi in casi di stretta indispensabilità, al fine di tutelare l'edificio ed i beni scolastici da atti vandalici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate ed attivando gli impianti negli orari di chiusura degli istituti; è vietato, altresì, attivare le telecamere in coincidenza con lo svolgimento di eventuali attività extrascolastiche che si svolgono all'interno della scuola. Laddove la ripresa delle immagini riguardi anche le aree perimetrali esterne degli edifici scolastici, l'angolo visuale deve essere delimitato alle sole parti interessate, escludendo dalle riprese le aree non strettamente pertinenti l'edificio. Pertanto, il sistema di telecamere, deve essere circoscritto a determinate aree ed attivo esclusivamente durante gli orari di chiusura dell’Istituto; in questo caso sarebbe ammissibile, sempre se però giustificato da una valutazione di stretta indispensabilità al fine di tutelare l'edificio ed i beni scolastici da atti vandalici. In tal senso si ricorda che il Garante, nella Relazione sull'Anno 2015, ha ricordato la vigenza del Provvedimento sopra richiamato (cfr anche note 15 gennaio e 3 dicembre 2015). Nella Relazione si legge " Anche nel 2015, il trattamento di dati personali effettuato tramite sistemi di videosorveglianza in ambito pubblico è stato oggetto di grande interesse. In particolare, in relazione al settore scolastico, l’Ufficio ha avuto occasione di ricordare ad un istituto professionale a seguito di un’istanza di un educatore nonché ad un istituto magistrale, che nel provvedimento generale dell’8 aprile 2010 è stata ribadita la necessità di garantire il diritto dello studente alla riservatezza (art. 2, comma 2, d.P.R. n. 249/1998), prevedendo opportune cautele al fine di assicurare l’armonico sviluppo della personalità dei minori in relazione alla loro vita ed al loro diritto all’educazione. È stato, altresì, evidenziato che può risultare ammissibile l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza in casi di stretta indispensabilità, al fine di tutelare l’edificio ed i beni scolastici da atti vandalici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate, attivando gli impianti negli orari di chiusura degli istituti e vietando la messa in funzione delle telecamere in coincidenza con lo svolgimento di eventuali attività extrascolastiche che si svolgono all’interno della scuola (punto 4.3, provv. 8 aprile 2010, doc. web n. 1712680). È stato inoltre chiarito che, laddove la ripresa delle immagini riguardi anche le aree perimetrali esterne degli edifici scolastici, l’angolo visuale deve essere delimitato alle sole parti interessate, escludendo dalle riprese le aree non strettamente pertinenti l’edificio, evidenziando espressamente che il mancato rispetto di quanto prescritto al riguardo comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall’art. 162, comma 2-ter, del Codice Privacy di cui al D.Lgs. n. 196 del 2003 (note 15 gennaio e 3 dicembre 2015) Il Garante, nella Relazione sull'Anno 2014, ha altresì precisato, in merito alla durata delle immagini registrate da un impianto di videosorveglianza, che se una scuola vuole conservare le immagini registrate per un periodo superiore alla settimana, tale modalità e tempistica di conservazione deve essere sottoposta ad una verifica preliminare dell’Autorità, ai sensi dell’art. 17 del Codice, e la congruità di un termine più ampio di conservazione va adeguatamente motivata facendo riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità (cfr. punto 3.4. del citato Provvedimento generale nonchè la nota 19 dicembre 2014). Per completezza, come già detto in precedenti risposte, riteniamo che una attivazione durante lo svolgimento delle attività potrebbe essere effettuata solo ed esclusivamente in accordo con l'Autorità di Pubblica Sicurezza in presenza di determinate situazioni che richiedessero l'ausilio di un sistema di videosorveglianza. Nel provvedimento del 4 settembre 2009, nell’autorizzare l'installazione di un impianto di videosorveglianza presso un Istituto scolastico di Verona (nell’ambito di un progetto di carattere regionale), a seguito di richiesta preliminare della provincia di Verona, il Garante ha prescritto alla Provincia i seguenti accorgimenti: a) definire, in accordo con il dirigente scolastico, gli orari di funzionamento delle telecamere per il caso che vi siano delle attività all'interno della scuola che potrebbero iniziare o concludersi in coincidenza con l'orario di attivazione delle telecamere. In tali casi la loro attivazione deve essere posticipata alla conclusione dell'evento; b) la visualizzazione delle immagini concernenti eventi criminosi deve essere consentita alle sole Forze di polizia e all'Autorità giudiziaria, limitando i compiti degli incaricati alla sola riproduzione delle immagini su supporto magnetico; c) limitare l'angolo di ripresa delle telecamere ai soli muri perimetrali dell'edificio, ai punti d'accesso e cortile interno, con esclusione delle aree esterne circostanti l'edificio; d) prevedere idonee modalità di visibilità, anche notturna, dei cartelli contenenti l'informativa ai sensi dell'art. 13 del Codice e del punto 3.1 del Provvedimento generale sulla videosorveglianza, da posizionare prima dell'area videosorvegliata. Atteso ciò analizziamo le ulteriori questioni disciplinate dal Provvedimento in materia di videosorveglianza dell' 8 aprile 2010 e che permettono di rispondere alle diverse domande di cui al quesito posto. Informativa Gli interessati ( personale, alunni, famiglie, esterni) devono essere sempre informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata. A tal fine, il Garante ritiene che si possa utilizzare lo stesso modello semplificato di informativa "minima", indicante il titolare del trattamento ( cioè il dirigente scolastico nelle scuole) e la finalità perseguita, già individuato ai sensi dell'art. 13, comma 3, del Codice nel provvedimento del 2004 e riportato in fac-simile nell'allegato n. 1 al provvedimento del 2010. Il modello è ovviamente adattabile a varie circostanze. In presenza di più telecamere, in relazione alla vastità dell'area oggetto di rilevamento e alle modalità delle riprese, potranno essere installati più cartelli. Il supporto con l'informativa: -deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti; - deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno; - può inglobare un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata comprensione, eventualmente diversificati al fine di informare se le immagini sono solo visionate o anche registrate. Il Garante ritiene auspicabile che l'informativa, resa in forma semplificata avvalendosi del predetto modello, poi rinvii a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all'art. 13, comma 1, del Codice, ( che per l'appunto disciplina l'informativa preventiva) disponibile agevolmente senza oneri per gli interessati, con modalità facilmente accessibili anche con strumenti informatici e telematici. Verifica preliminare I trattamenti di dati personali nell'ambito di una attività di videosorveglianza devono essere effettuati rispettando le misure e gli accorgimenti prescritti dal Garante come esito di una verifica preliminare attivata d'ufficio o a seguito di un interpello del titolare (art. 17 del Codice), quando vi sono rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità degli interessati, in relazione alla natura dei dati o alle modalità di trattamento o agli effetti che può determinare. Ad esempio, devono essere sottoposti alla verifica preliminare dell' Autorità i sistemi di videosorveglianza dotati di software che permetta il riconoscimento della persona tramite collegamento o incrocio o confronto delle immagini rilevate (es. morfologia del volto) con altri specifici dati personali, in particolare con dati biometrici, o sulla base del confronto della relativa immagine con una campionatura di soggetti precostituita alla rilevazione medesima. Un analogo obbligo sussiste con riferimento a sistemi c.d. intelligenti, che non si limitano a riprendere e registrare le immagini, ma sono in grado di rilevare automaticamente comportamenti o eventi anomali, segnalarli, ed eventualmente registrarli. In linea di massima tali sistemi devono considerarsi eccedenti rispetto alla normale attività di videosorveglianza, in quanto possono determinare effetti particolarmente invasivi sulla sfera di autodeterminazione dell'interessato e, conseguentemente, sul suo comportamento. Il relativo utilizzo risulta comunque giustificato solo in casi particolari, tenendo conto delle finalità e del contesto in cui essi sono trattati, da verificare caso per caso sul piano della conformità ai principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza (artt. 3 e 11 del Codice). Ulteriori casi in cui si rende necessario richiedere una verifica preliminare riguardano l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati delle immagini registrate oltre il previsto termine massimo di sette giorni derivante da speciali esigenze di ulteriore conservazione, a meno che non derivi da una specifica richiesta dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria in relazione a un'attività investigativa in corso. Comunque, anche fuori dalle predette ipotesi, in tutti i casi in cui i trattamenti effettuati tramite videosorveglianza hanno natura e caratteristiche tali per cui le misure e gli accorgimenti individuati nel Provvedimento non sono integralmente applicabili, in relazione alla natura dei dati o alle modalità del trattamento o agli effetti che possono determinare, il titolare del trattamento è tenuto a richiedere una verifica preliminare all' Autorità. Esclusione della verifica preliminare Il titolare ( cioè il Dirigente) del trattamento di dati personali effettuato tramite sistemi di videosorveglianza non deve richiedere una verifica preliminare purché siano rispettate tutte le seguenti condizioni: a) il Garante si sia già espresso con un provvedimento di verifica preliminare in relazione a determinate categorie di titolari o di trattamenti; b) la fattispecie concreta, le finalità del trattamento, la tipologia e le modalità d'impiego del sistema che si intende adottare, nonché le categorie dei titolari, corrispondano a quelle del trattamento approvato; c) si rispettino integralmente le misure e gli accorgimenti conosciuti o concretamente conoscibili prescritti nel provvedimento di cui alla lett. a) adottato dal Garante. Resta inteso che il normale esercizio di un impianto di videosorveglianza, non rientrante nelle ipotesi previste al punto 3.2.1 ( cioè i casi necessari di verifica preliminare sopra riportati), non deve essere sottoposto all'esame preventivo del Garante, sempreché il trattamento medesimo avvenga con modalità conformi al Provvedimento Generale. Misure di sicurezza I dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, anche in relazione alla trasmissione delle immagini (artt. 31 e ss. del Codice). Devono quindi essere adottate specifiche misure tecniche ed organizzative che consentano al titolare di verificare l'attività espletata da parte di chi accede alle immagini o controlla i sistemi di ripresa (se soggetto distinto dal titolare medesimo, nel caso in cui questo sia persona fisica). Le misure minime di sicurezza devono essere rispettose dei principi che seguono: a) in presenza di differenti competenze specificatamente attribuite ai singoli operatori devono essere configurati diversi livelli di visibilità e trattamento delle immagini. Laddove tecnicamente possibile, in base alle caratteristiche dei sistemi utilizzati, i predetti soggetti, designati incaricati o, eventualmente, responsabili del trattamento, devono essere in possesso di credenziali di autenticazione che permettano di effettuare, a seconda dei compiti attribuiti ad ognuno, unicamente le operazioni di propria competenza; b) laddove i sistemi siano configurati per la registrazione e successiva conservazione delle immagini rilevate, deve essere altresì attentamente limitata la possibilità, per i soggetti abilitati, di visionare non solo in sincronia con la ripresa, ma anche in tempo differito, le immagini registrate e di effettuare sulle medesime operazioni di cancellazione o duplicazione; c) per quanto riguarda il periodo di conservazione delle immagini devono essere predisposte misure tecniche od organizzative per la cancellazione, anche in forma automatica, delle registrazioni, allo scadere del termine previsto; d) nel caso di interventi derivanti da esigenze di manutenzione, occorre adottare specifiche cautele; in particolare, i soggetti preposti alle predette operazioni possono accedere alle immagini solo se ciò si renda indispensabile al fine di effettuare eventuali verifiche tecniche ed in presenza dei soggetti dotati di credenziali di autenticazione abilitanti alla visione delle immagini; e) qualora si utilizzino apparati di ripresa digitali connessi a reti informatiche, gli apparati medesimi devono essere protetti contro i rischi di accesso abusivo di cui all'art. 615-ter del codice penale; f) la trasmissione tramite una rete pubblica di comunicazioni di immagini riprese da apparati di videosorveglianza deve essere effettuata previa applicazione di tecniche crittografiche che ne garantiscano la riservatezza; le stesse cautele sono richieste per la trasmissione di immagini da punti di ripresa dotati di connessioni wireless (tecnologie wi-fi, wi-max, Gprs). Responsabili e incaricati Il titolare deve designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del trattamento, autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini (art. 30 del Codice). Deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti, specie quando il titolare si avvale di collaboratori esterni. Occorre altresì individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite ad ogni singolo operatore, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l'angolo visuale, modificare lo zoom, ecc.) Durata dell'eventuale conservazione Nei casi in cui sia stato scelto un sistema che preveda la conservazione delle immagini, in applicazione del principio di proporzionalità (v. art. 11, comma 1, lett. e),del Codice), anche l'eventuale conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario - e predeterminato - a raggiungere la finalità perseguita. La conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana. Per i comuni e nelle sole ipotesi in cui l'attività di videosorveglianza sia finalizzata alla tutela della sicurezza urbana il termine massimo di durata della conservazione dei dati è limitato "ai sette giorni successivi alla rilevazione delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l'uso di sistemi di videosorveglianza, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione". In tutti i casi in cui si voglia procedere a un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana, una richiesta in tal senso deve essere sottoposta ad una verifica preliminare del Garante, e comunque essere ipotizzato dal titolare come eccezionale nel rispetto del principio di proporzionalità. La congruità di un termine di tempo più ampio di conservazione va adeguatamente motivata con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità. La relativa congruità può altresì dipendere dalla necessità di aderire ad una specifica richiesta di custodire o consegnare una copia specificamente richiesta dall'autorità giudiziaria o dalla polizia giudiziaria in relazione ad un'attività investigativa in corso. Il sistema impiegato deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato l'integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto da ogni supporto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati. In presenza di impianti basati su tecnologia non digitale o comunque non dotati di capacità di elaborazione tali da consentire la realizzazione di meccanismi automatici di expiring dei dati registrati, la cancellazione delle immagini dovrà comunque essere effettuata nel più breve tempo possibile per l'esecuzione materiale delle operazioni dalla fine del periodo di conservazione fissato dal titolare. Il mancato rispetto dei tempi di conservazione delle immagini raccolte e del correlato obbligo di cancellazione di dette immagini oltre il termine previsto comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice. In merito alle responsabilità, il Garante precisa che le misure necessarie prescritte con il Provvedimento del 2010 devono essere osservate da tutti i titolari di trattamento. In caso contrario il trattamento dei dati è, a seconda dei casi, illecito oppure non corretto, ed espone: • all'inutilizzabilità dei dati personali trattati in violazione della relativa disciplina (art. 11, comma 2, del Codice); • all'adozione di provvedimenti di blocco o di divieto del trattamento disposti dal Garante (art. 143, comma 1, lett. c), del Codice), e di analoghe decisioni adottate dall'autorità giudiziaria civile e penale; • all'applicazione delle pertinenti sanzioni amministrative o penali (artt. 161 e ss. del Codice). Ricordiamo poi che l' Art. 15 del Codice Privacy disciplina i danni cagionati per effetto del trattamento prevedendo che chiunque cagiona danno ad altri per effetto del trattamento di dati personali è tenuto al risarcimento ai sensi dell'articolo 2050 del codice civile. Per quanto concerne gli incaricati del trattamento, si rileva che l'art. 30 del Codice prevede che le operazioni di trattamento possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile, attenendosi alle istruzioni impartite. La designazione è effettuata per iscritto e individua puntualmente l'ambito del trattamento consentito. Regolamentazione della videosorveglianza nella scuola La scuola dovrà comunque procedere all'adozione di un Regolamento relativo l’installazione e l’utilizzo di un sistema di videosorveglianza. Si suggerisce la seguente traccia da adattare poi al caso specifico della scuola. 1)Finalità ( fare riferimento alla tutela contro atti vandalici) 2) Caratteristiche tecniche dell’impianto Andranno evidenziati i seguenti aspetti: - le zone oggetto di videosorveglianza sono segnalate da appositi cartelli; - le telecamere entrano in funzione solo in orario in cui non vi sono attività scolastiche o extrascolastiche - i luoghi ove sono posizionate letelecamere 3) Responsabile della gestione e del trattamento delle immagini 4) Misure di sicurezza e modalità di raccolta e conservazione delle immagini 5) Adempimenti nei casi di accertamenti di illeciti e indagini dell'AG 6) Informativa Richiamato ampiamente il quadro normativo vigente, in merito ai diversi quesiti posti si ritiene quanto segue: 1) è necessaria qualche autorizzazione o comunicazione esterna (provincia come ente proprietario, autorità di pubblica sicurezza)? Formalmente non è necessaria alcuna autorizzazione preventiva da parte dell'Ente Locale; inoltre, allorchè la scuola ponga in essere un impianto di videosorveglianza rispettando le prescrizioni del Provvedimento Generale, non è necessaria l'attivazione della verifica preliminare con il Garante. 2) quali responsabilità, in base alla legge sulla privacy, avranno il diretto responsabile delle videoregistrazioni (docente, assist.tecnico)? Ed il ds e la dsga? Si rinvia a quanto detto sopra in merito a come strutturare un Regolamento e a tutte le precisazioni su informativa, verifica, misure di sicurezza etc fornite dal Garante Privacy con il Provvedimento Generale del 2010. 3) i genitori degli allievi minorenni e gli allievi maggiorenni devono rilasciare autorizzazione o è sufficiente che siano avvisati in questo caso? I genitori non devono rilasciare alcuna autorizzazione ma dovrà essere fornita adeguata informativa ai sensi dell'art. 13 del Codice (per il cui contenuto si rinvia a quanto detto sopra) e comunicato il Regolamento predisposto dalla scuola e relativo alle finalità, al funzionamento ed alle caratteristiche dell'impianto in questione; 4) quanto tempo a) si devono e b) si possono conservare le videoregistrazioni? Le norme indicano anche un metodo specifico per la loro distruzione? Si rinvia a quanto detto sopra.