Registro Elettronico

Siamo un IIS ed abbiamo in adozione un registro elettronico con bacheca ove esporre documenti per tutti o per fasce di utenti (docenti, genitori, allievi ata). A seguito del nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy 679/2016 ho deciso di ritirare le circolari (numerose delle quali con nomi di allievi minorenni) dal sito e collocarle nella bacheca web del registro elettronico. Non tutti però riescono a scaricarle velocemente con smartphone e tablet per cui sarei orientato ad utilizzare, almeno per docenti e ata il sistema di posta interna di cui ci siamo dotati. Domande: 1) dal punto di vista tecnico ogni tanto sappiamo per esperienza che qualche mail "salta", cioè si perde. Come ovviare a questo inconveniente ? 2) dal punto di vista giuridico la pubblicazione tramite posta interna ha lo stesso valore di quella sulla bacheca web del registro elettronico ? Grazie e cordiali saluti

Brevemente. 1) Sulla domanda 1) davvero non sappiamo come aiutarvi, nel senso che è evidente che sarebbe opportuno avere una dichiarazione di tutti i destinatari delle comunicazioni che si assumono la responsabilità di utilizzare le rispettive caselle di posta elettronica, di controllarle periodicamente e di verificare che siano funzionanti. Se poi l'invio della comunicazione non arriva a destinazione, beh, di volta in volta, si dovrebbe andare a vedere di chi è la colpa. In tutta franchezza, ci sembra un quadro un pò macchinoso. L'uso di mail o di altri strumenti informatici di comunicazione con i dipendenti è previsto dal Codice dell'amministrazione digitale (art. 47) ma se si sceglie la mail, non si può partire già con l'idea che lo strumento non funziona perchè qualche mail salta. 2) Siamo dell'idea, a questo punto, che, a parità di destinatari, sia meglio sistemare tecnicamente la bacheca web interna; venendo alla questione del "valore giuridico" occorre preparare la cosa con una comunicazione in cui si dica che i documenti vengono pubblicati in bacheca, che i dipendenti si impegnano a consultarla, che se ci sono problemi la scuola mette a disposizione qualche postazione internet per la consultazione, che i dipendenti che ne hanno bisogno possono chiedere di essere formati se non sanno come usarla. Tra le due ci sembra la soluzione migliore, se la prima parte già zoppa. 3) Ci raccomandiamo, come fatto nei nostri corsi di formazione, di valutare attentamente, in tutti i casi, se è davvero necessario rispetto allo scopo della comunicazione della scuola, l'uso dei dati personali e se gli stessi scopi non si possano raggiungere senza pubblicare i nomi dei ragazzi.